2015年8月8日土曜日

管理区域と取扱区域

事務所は、私も含めて5人であり、スペースも14坪ぐらいである。このような小さい事務所でも管理区域と取扱区域をきちんと明確にしなければならない。現在でている本などを読んで考えつくのは、だいたい次の3つぐらいである。ひとつは、管理区域と取扱区域をきちんと分けること、二つ目は、管理区域と取扱区域を一体と考えて対処すること、三つめにクラウドを活用して管理区域をなくすことである。



一つ目の管理区域と取扱区域を分けることでは、ガイドラインの中で示されているように事務所の中できちんと区切って、部屋を作り、管理区域への出入りを「ICカード、ナンバーキー等による入退室管理システムの設置等」を行うことである。私の事務所をこれで対応するには、部屋を別につくり、サーバールームにするか、作った部屋を所長室にして、そこに大金庫を設置しそこに「特定個人情報ファイル」を紙ファイルにして置くことぐらいだろうか。



もちろん、入退室管理システムの設置が必要なのだが、サーバールームはもちろんのこと所長室を作ることも、残念ながら現実ではない。所長室を新たに作るとなるとその部屋が「隔離部屋」みたいになってしまうぐらい小さくなるのである。管理区域と取扱区域がきちんと明確にできるような事務所に引っ越すのも一つの手かもしれないが、これまた費用が新たにかかり過ぎるので、とてもこの案も採用できるものではないのである。



二つ目は、管理区域と取扱区域を一体と考えて対処することであるが、この措置ではお客様を応対する部分とと事務室とを明確にし、合わせて一体となった管理区域と取扱区域、部屋への「入退室管理システムの設置等」が必要である。この案は、会計事務所に対するマイナンバーに関する研修会資料から得たヒントなので、社労士事務所も参考になるのだが、ガイドラインにおける「ICカード、ナンバーキー等による入退室管理システムの設置等」をクリアできるか現時点では、自信がない。



三つ目は、クラウドの活用である。つまり、特定個人情報ファイルを取り扱うクラウドを管理区域とすることで、事務所の管理区域をなくし、事務所を取扱区域とするものである。業務用ソフトのベンダーもこの方式を採用しようとして、セミナーなどをして営業攻勢をかけている。結論としては、この3番目の方式が今は、ベストかなと考えているところだ。後は、費用をどうするかだ。

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